Семинар: "Система электронного документооборота. Электронный архив"

Редактировать

Тренерский состав

Киселёва Юлия Александровна – главный редактор книги «Кадровое делопроизводство от А до Я»; редактор, председатель рабочей группы проекта «Трудовой кодекс Республики Казахстан.  Постатейный практический комментарий»;

Программа

ЦЕЛЬ СЕМИНАРА:

1. Организацией работы системы электронного документооборота и электронного архива

2. Форматами и сроками хранения документов

3. Оформлением номенклатуры дел

4. Проверочными листами за соблюдением законодательства по ведению делопроизводства, архивного хранения, электронного документооборота

5. Списками профилактического контроля и надзора на II полугодие 2025 года

6. Системой подачи электронных обращений в государственные органы: e-Otinish

 

Целевая аудитория: Делопроизводители, юристы, руководители канцелярии, службы документационного обеспечения управления, секретари, специалисты кадровых служб, архивариусы, офис-менеджеры

 

ПРОГРАММА ОБУЧЕНИЯ:

1. Система электронного документооборота

• Законодательное регулирование системы электронного документооборота (далее – СЭД)
• Порядок оформления электронного документа
• Электронная цифровая подпись
• Порядок использования и соотношения электронных и бумажных документов в СЭД
• Форматы хранения документов

Бизнес-процессы СЭД: маршрутизация документа (создание – согласование – подписание – архивирование). Согласование и контроль исполнения

• Обеспечение информационной безопасности СЭД
• Проверочный лист за соблюдением законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи.

2. Правила подготовки и оформления документов

• Обязательность оформления документов на государственном языке.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

4. Составление распорядительных документов

• Порядок оформления приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций.

5. Составление внутренних документов

• Докладная, служебная, объяснительная записки, заявление, уведомление, протокол, справка, акт.

6. Проверочный лист за соблюдением законодательства по оформлению документов

7. Технология работы с документами

• Регистрация документов
• Порядок обработки входящей и исходящей документации
• Порядок прохождения внутренних документов
• Контроль исполнения документов
• Учет и хранение печатей, штампов и бланков.

8. Порядок оформления номенклатуры дел

9. Электронный архив

• Законодательное регулирование электронного архива
• Создание электронного архива
• Комплектование архива и организация работы с электронными документами
• Систематизация электронных документов по видам носителей информации
• Технические средства при хранении электронных документов
• Особенности экспертизы ценности электронных документов
• Порядок приема электронных документов в архив организации
• Обеспечение сохранности электронных документов: противопожарный, охранный, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы
• Средства хранения электронных документов
• Проверка наличия электронных архивных документов, физического и технического состояния электронных документов
• Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ.

10.  Подготовка документов к передаче в ведомственный, частный архив организации

• Формирование дел
• Экспертиза ценности документов
• Создание экспертной комиссии организации
• Оформление дел.

11. Хранение документов в ведомственном, частном архиве организации

Положение о ведомственном, частном архиве организации.

12. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

13. Проверочный лист за соблюдением законодательства об архивном хранении документов

14. Порядок работы в информационной аналитической системе «Электронные обращения» на платформе сервиса е-Otinish.

*Участникам семинара будет предоставлена ссылка для скачивания электронной информации, в которой будут формы документов и нормативные правовые акты на государственном и русском языках в сфере оформления и хранения документов, электронного документооборота с последними изменениями и дополнениями на дату проведения).

Дополнительная информация: