Семинар (Набоков А.Б., Москва, РФ): "Повышение эффективности административно - хозяйственных обеспечивающих подразделений (АХО) в современных условиях. Бережливый офис"

Редактировать

Тренерский состав

НАБОКОВ АНАТОЛИЙ БОРИСОВИЧ - Кандидат технических наук. Профессор. Владелец бизнеса. Эксперт в области стратегического управления, бережливого производства, оптимизации производственных и бизнес – процессов, реинжиниринга, управления персоналом, разработки KPI, управления рисками, управления ремонтами (ТОИР), управления проектами.

Профессор Открытой европейской академии экономики и политики, участник Европейской Ассоциации ВУЗов и преподавателей высшей школы HiSTES г. Гамбург.  Преподаватель Института переподготовки и повышения квалификации МГУ имени  М.В. Ломоносова, Высшей Школы Экономики,  Moscow Business School, Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС).

Программа

Основные принципы управления, обеспечивающим подразделением АХО

• Обзор современных подходов управления обеспечивающими подразделениями АХО
• Управление по целям. Какие цели и задачи стоят перед подразделением АХО
• Бюджетирование. Контролируемое управление затратами. Какие затраты (бюджетные статьи) в зоне ответственности персонала АХО? Как можно управлять затратами? Удельные затраты в зоне ответственности АХО?
• Качество услуг, обеспечиваемых АХО. Инструменты повышения качества услуг
• Взаимодействие (коммуникации) АХО с другими подразделениями
• Принципы бережливого офиса

Практическое занятие: Слушатели проведут анализ возможностей использования управленческих технологий и процедур в своей деятельности

Практическое занятие: Практическое использование технологии Task Desk в работе подразделений АХО

Практическое занятие: Выбор направлений оптимизации деятельности подразделений АХО. С чего начать оптимизацию? План инициатив, показатели оптимизации

Практическое занятие: Организация проекта «Повышение качества услуг подразделений АХО»

Место административно – хозяйственного обеспечения в деятельности компании. Направления повышения эффективности АХО

• Основная цель и задачи АХО
• Анализ функционала АХО. Особенность деятельности АХО
• Что является объектами управления АХО
• Гибридный офис. Особенности управления гибридным офисом
• Какими новыми компетенциями в современных условиях должен обладать руководитель АХО
• Направления повышения эффективности АХО
• Какие статьи затрат бюджета АХО и как можно оптимизировать
• Повышение эффективности активов в зоне ответственности АХО

Практическое занятие: Слушатели проведут анализ своих задач, функционала, документов, показателей деятельности, рассмотрят программы повышения эффективности своей работы

Организационные структуры АХО

• Связь задач, функций и организационной структуры АХО
• Распределение ответственности персонала за решаемые задачи, функции

Локальные нормативные акты АХО

• Обязательные и желательные документы АХО
• Должностная инструкция – инструмент повышения результативности персонала.
• Необходимые знания, навыки персонала АХО
• Ключевые показатели эффективности, ответственность персонала АХО
• Мотивация персонала подразделений АХО
• Принципы мотивации персонала
• Подходы разработки системы KPI
• Разработка KPI для сотрудников АХО

 

2 день

Принципы планирования деятельности АХО

• Что необходимо планировать в подразделении АХО ежемесячно, поквартально,  с горизонтом один год
• Планирование бюджетов, работ, мероприятий
• Критерии исполнения работ

Практическое занятие: Слушатели разработают годовой план мероприятий и работ АХО с учетом требований по сокращению затрат

Принципы бюджетирования АХО

• Анализ основных направлений получения доходов и сокращения затрат АХО
• Правила проведения план – факт анализа.  Связь между бюджетированием и системой мотивации АХО

 

Практическое занятие: Слушатели рассмотрят различные варианты месячных, годовых бюджетов АХО. Проведут анализ возможных подходов оптимизации затрат, сокращения затратных статей

Организация работы АХО

• Организация взаимодействия АХО с внешними и внутренними потребителями.
• Организация регулярных закупок (канцелярские принадлежности, хозяйственные средства и проч.) и периодических закупок (мебель, оргтехника и.т.д.). Организация учета ТМЦ в зоне ответственности АХО
• Организация работы клининга. Техническое задание. Маршрутные карты уборки.
• Контроль работы клининга. Плановая и фактическая себестоимость клининговых услуг
• Виды технического обслуживания и ремонтов (ТОиР) в зонах ответственности Заказчика. Анализ работы с подрядчиками, выполняющими услуги ТОиР 
• Принципы управления запасами. Современные подходы организации инвентаризации

Практическое занятие: Примеры контроля выполнения услуг подрядчиками

Контроль подразделений АХО

• Организация оперативного контроля качества выполнения работ.
• Обор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
• Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов

Упражнение: как предотвратить перерасходы и соблюсти качество

Организация проведения ремонтных работ офисной техники, оборудования, помещений

• Подготовка и проведение планово – предупредительных ремонтов
• Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
• Контроль хода выполнения работ
• Поддержание презентабельного состояния офиса

Практики оптимизации деятельности обеспечивающих подразделений

 

• Пути повышения управляемости и результативности АХО
• Рассмотрение принципов «бережливого производство»  и особенностей их применения в офисе
• Виды потерь. Классификаторы потерь в подразделениях.

Практикум: Поиск потерь в подразделениях слушателей. Доклад слушателей у доски

• Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях

Практикум: разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений

Подведение итогов. Разработка плана инициатив (дорожная карта), направленных на повышение эффективности подразделений Слушателей

Дополнительная информация: